Pour être en contact avec les clients et les prospects, une entreprise doit avoir un numéro de téléphone joignable. Et pour améliorer son image, il est indispensable de créer un message d’accueil téléphonique dynamique et original. Quelle est l’importance du message d’accueil ? Comment réussir à créer un message téléphonique professionnel ?
Quelles sont les fonctionnalités d’un message d’accueil téléphonique ?
Le message accueil téléphonique entreprise a pour rôle de recevoir vos appelants avec une voix off agréable et dynamique. Son objectif est de créer un bon contact avec vos clients, vos partenaires et vos prospects. Le message d’accueil peut se montrer sous différents aspects. Il y a le pré-décroché qui est un message court et clair consistant à souhaiter la bienvenue à vos clients. Il y a aussi le message d’attente consistant, par exemple, à diffuser de la musique. Il y a le répondeur qui invite l’appelant à laisser un message. Enfin, il y a le Serveur Vocal Interactif ou le SVI, avec lequel les appelants peuvent obtenir des réponses en choisissant des options, et cela, en appuyant sur des chiffres. À noter que le message accueil téléphonique entreprise peut être utilisé par tous les secteurs d’entreprise qui mettent à disposition un numéro de contact.
Quelle est l’importance du message d’accueil téléphonique pour une entreprise ?
Que ce soit pour une PME, une TPE ou un grand groupe, le message d’accueil téléphonique est un moyen de communication déterminant pour son développement. Ce service joue plusieurs rôles majeurs.
Le message d’accueil téléphonique, comme son nom l’indique, permet d’accueillir vos clients et vos prospects de façon humaine et personnalisée. Effectivement, il répond à leurs besoins d’obtenir des réponses instantanées et des informations précises et complémentaires.
Cet outil de communication permet également d’améliorer l’image de votre entreprise auprès de vos appelants. À travers votre téléopérateur dynamique et original, un climat favorable et une bonne impression seront mis en avant. Ce qui peut influencer la perception de votre entreprise. Cet outil est aussi un excellent moyen de conquérir de nouveaux clients et de les fidéliser.
Accueillir vos prospects à l’aide d’une messagerie vocale professionnelle permet aussi d’améliorer l’organisation de votre personnel. Ce dernier ne sera plus dérangé par les nombreux appels entrants venant de vos clients. Et il peut donc se concentrer sur son cœur de métier. Ce qui vous permet également d’éviter les appels qui sonnent dans le vide. En somme, le message d’accueil téléphonique est un moyen permettant de mettre en valeur votre entreprise et vos clients.
Comment créer un message d’accueil téléphonique réussi ?
Pour tenir l’attention de vos clients, il faut créer un message d’accueil personnalisé et qui dégage du dynamisme. Pour cela, il faut jouer avec le ton, donner de l’importance aux premiers mots entendus et diffuser des informations claires et précises.
Une messagerie vocale d’accueil doit être dynamique. Montrez que vous êtes heureux d’accueillir vos clients. Adoptez un ton naturel et aimable qui reflète la joie et le sourire. Cela permet de créer un climat de confort et de confiance. À la fin, n’oubliez pas de remercier vos appelants.
N’hésitez pas à personnaliser votre message d’accueil. Pour cela, vous pouvez rappeler le nom de votre société. Montrez également que vous connaissez vos clients. Vous pouvez individualiser votre message en citant son nom. Soyez simple dans votre message téléphonique. Utilisez des phrases courtes et claires. Bannissez les vocabulaires techniques ainsi que les structures grammaticales longues.
Rappelez-vous que le message d’accueil téléphonique est un canal permettant de transmettre des informations utiles. N’hésitez donc pas à y préciser les horaires durant lesquels votre entreprise est joignable. Vous pouvez aussi indiquer d’autres contenus comme votre site web, votre adresse email, votre disponibilité, vos vœux de bonheur lors des fêtes, vos offres promotionnelles, etc.